Счет-фактура — это налоговый документ строго установленной формы, служащий основанием для принятия покупателем к вычету или возмещению сумм налога на добавленную стоимость (НДС), предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав в соответствии с требованиями статьи 169 Налогового кодекса РФ.
Понятие и правовое регулирование
В системе налогового законодательства Российской Федерации счет-фактура занимает центральное место в механизме исчисления и уплаты НДС. Порядок его составления, форматы и правила оборота по состоянию на 2026 год регулируются статьями 169–170 Налогового кодекса РФ, а также Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (в актуальной редакции, учитывающей требования электронного документооборота). Дополнительные нормы закреплены Приказом ФНС России, утверждающим форматы электронных счетов-фактур, и Федеральным законом от 31.07.2023 № 389-ФЗ, завершившим переход к обязательной электронной форме.
С 1 января 2025 года выставление счета-фактуры на бумажном носителе при реализации товаров (работ, услуг) между российскими организациями и индивидуальными предпринимателями — плательщиками НДС полностью прекращено, и к 2026 году электронный формат стал единственным легитимным способом исполнения обязанности налогоплательщика. Юридически значимый документ формируется в утверждённом XML-формате, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью и передаётся через оператора электронного документооборота (ЭДО).
Виды счетов-фактур
В зависимости от хозяйственной операции и целей составления Налоговый кодекс и подзаконные акты выделяют несколько видов счетов-фактур. Их различия касаются основания выставления, реквизитного состава и правовых последствий.
| Вид счета-фактуры | Назначение | Основание и момент выставления | Особенности применения в 2026 году |
|---|---|---|---|
| Обычный (отгрузочный) | Фиксация реализации товаров, работ, услуг, передачи имущественных прав | Не позднее 5 календарных дней со дня отгрузки или получения предоплаты | Формируется исключительно в электронном виде по формату, утверждённому приказом ФНС |
| Авансовый | Оформление полученной предоплаты (частичной оплаты) в счет предстоящих поставок | Не позднее 5 календарных дней с даты поступления денежных средств | Содержит обязательную отметку о сумме аванса и реквизиты платёжного документа; также только электронно |
| Корректировочный | Изменение стоимости (цены или количества) ранее отгруженных товаров по соглашению сторон | Не позднее 5 календарных дней с даты подписания соглашения (договора, акта) об изменении стоимости | Является самостоятельным документом. Корректирует показатели исходного счета-фактуры. Электронный формат обязателен |
| Исправленный | Устранение ошибок в ранее выставленном счете-фактуре, не связанных с изменением стоимости | При обнаружении технической ошибки или неверного реквизита | Составляется новый экземпляр с номером и датой исходного документа и новым порядковым номером исправления. Электронный формат обязателен |
| Универсальный передаточный документ (УПД) | Замена одновременно счета-фактуры и первичного учётного документа (акта, накладной) | Не позднее 5 календарных дней с даты отгрузки (при использовании как счета-фактуры) | Форма рекомендована ФНС (письмо от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). В статусе «1» заменяет счет-фактуру и передаточный документ. Электронный формат утверждён |
Обязательные реквизиты
Пункты 5, 5.1, 5.2 и 6 статьи 169 НК РФ устанавливают исчерпывающий перечень сведений, которые должны присутствовать в счете-фактуре. Отсутствие любого из обязательных реквизитов или грубое искажение данных, препятствующее налоговому контролю, влечёт отказ в вычете НДС. Ниже приведены реквизиты, обязательные для обычного (отгрузочного) счета-фактуры в 2026 году.
- Порядковый номер и дата составления (для исправленного счета-фактуры — также номер и дата исправления);
- Полное и сокращённое наименование продавца и покупателя (для ИП — фамилия, имя, отчество), идентификационные номера (ИНН) и коды причины постановки на учёт (КПП);
- Адрес грузоотправителя и грузополучателя (при реализации товаров);
- Наименование и адрес покупателя / продавца, зафиксированные в учредительных документах;
- Реквизиты платёжно-расчётного документа (при получении аванса);
- Наименование поставленных товаров (описание работ, услуг) и единица измерения (при возможности её указания);
- Количество (объём) товаров (работ, услуг) в указанных единицах;
- Валюта документа (код и наименование согласно Общероссийскому классификатору валют);
- Цена (тариф) за единицу измерения без учёта НДС; в случае применения государственных регулируемых цен — с учётом суммы НДС;
- Стоимость товаров (работ, услуг) без НДС; сумма акциза по подакцизным товарам (при наличии);
- Налоговая ставка (в процентах или расчётная ставка в случаях, предусмотренных НК РФ);
- Сумма налога, предъявляемая покупателю, определённая исходя из действующей ставки;
- Общая стоимость всего объёма поставленных товаров (работ, услуг) с учётом суммы налога;
- Страна происхождения товара и регистрационный номер таможенной декларации (для импортных товаров, страной происхождения которых не является РФ или государство-член ЕАЭС);
- Идентификатор государственного контракта (при наличии), а также для прослеживаемых товаров — регистрационный номер партии товара и количественная единица измерения прослеживаемого товара.
С 2026 года все вышеуказанные реквизиты вносятся в структурированном виде в XML-файл утверждённого формата, что позволяет автоматизированную обработку налоговыми органами и исключает разночтения, характерные для бумажного представления данных.
Электронный документооборот в 2026 году
Завершение полномасштабного перехода на обязательный электронный счёт-фактуру существенно изменило процедуры взаимодействия хозяйствующих субъектов. Электронный счёт-фактура подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя или уполномоченного лица, передаётся через аккредитованного оператора ЭДО и в течение суток регистрируется в информационной системе ФНС России. Датой выставления (получения) счёта-фактуры считается дата его фиксации в системе оператора, подтверждённая соответствующей квитанцией. Хранение электронных документов должно обеспечивать их доступность в течение всего срока, установленного Налоговым кодексом (не менее 5 лет для целей налогового контроля), а операторы ЭДО обязаны обеспечивать архивирование и возможность восстановления документов по запросу.
Порядок выставления, исправления и корректировки
Продавец обязан выставить счёт-фактуру не позднее пяти календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг) или со дня получения сумм оплаты, частичной оплаты в счёт предстоящих поставок. Пропуск срока не освобождает от обязанности его выставления, однако может быть квалифицирован как нарушение порядка учёта, влекущее налоговые риски.
При обнаружении арифметической или технической ошибки, не связанной с изменением стоимости (например, неправильный ИНН, адрес), выставляется исправленный счёт-фактура. Он формируется как новый экземпляр с тем же номером и датой, но с увеличенным на единицу номером исправления. Исправленный счёт-фактура полностью заменяет исходный и требует аннулирования записи в книге покупок предыдущего периода через дополнительный лист.
Если же меняется цена или количество товаров по соглашению сторон, продавец выставляет корректировочный счёт-фактуру. Это самостоятельный документ, в котором отдельно отражаются показатели до и после изменения, а также разница — как положительная, так и отрицательная. Корректировочный счёт-фактура даёт право на вычет НДС как продавцу (при уменьшении стоимости), так и покупателю (при её увеличении), при условии наличия соглашения, подтверждающего согласие на изменение цены.
Хранение и ответственность
В 2026 году организация и ИП обязаны обеспечивать хранение электронных счетов-фактур (включая корректировочные и исправленные) совместно с подтверждающими технологическими документами (извещениями, квитанциями оператора ЭДО) в течение не менее пяти лет с даты последнего использования документа для составления налоговой отчётности. Ответственность за несвоевременное выставление, грубые ошибки в реквизитах либо необоснованный отказ от электронного взаимодействия наступает по статьям 120 и 126 НК РФ, а при систематических нарушениях может служить основанием для отказа в возмещении НДС по итогам камеральной проверки.