Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения. Это обязательный нормативный документ для любого юридического лица, закрепляющий классификацию документов в соответствии с их функциональной принадлежностью и Expert-иерархией.
Назначение и основные функции
Номенклатура дел выполняет роль классификационного справочника, который обеспечивает равномерное распределение документации внутри структурных подразделений. Ее основная задача — создание предпосылок для быстрого поиска документов и формирования дел в последующем архивном хранении. Документ используется в текущей оперативной работе, а по завершении календарного года становится основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.
Без правильно оформленной номенклатуры невозможно сформировать архивный фонд организации. На предприятиях, где документооборот ведется бессистемно, возрастают риски утраты юридически значимой информации. На 2026 год в Российской Федерации актуальность строгой систематизации усиливается в связи с полным переходом контрольных органов на проверку наличия данного локального акта в ходе надзорных мероприятий в сфере архивного законодательства.
Виды номенклатуры дел
В зависимости от масштаба организации и ее структуры различают три основных вида номенклатуры. Применение того или иного типа зависит от наличия филиальной сети, ведомственной подчиненности и количества структурных подразделений.
| Вид номенклатуры | Субъект разработки | Объект применения | Степень обязательности |
|---|---|---|---|
| Типовая | Федеральные органы, министерства | Подведомственные учреждения одной сферы | Обязательна к применению в качестве методической основы |
| Примерная | Вышестоящая организация | Организации системы, носящие рекомендательный характер | Рекомендательный характер с правом дополнения |
| Индивидуальная (конкретная) | Служба ДОУ конкретного юрлица | Конкретная организация (включая холдинги) | Строго обязательный внутренний норматив |
Структура и оформление индексов
Индивидуальная номенклатура дел структурного подразделения состоит из граф, регламентированных «Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ». На 2026 год стандарт построения формы остается неизменным и требует наличия следующих реквизитов:
- Индекс дела — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, где первая часть кода фиксирует принадлежность к отделу (например, 05), а вторая — порядковый номер заголовка внутри отдела (05-12).
- Заголовок дела — краткое, но емкое наименование, отражающее вид документа и краткое содержание (например, «Приказы генерального директора по основной деятельности»).
- Количество единиц хранения — число томов или частей, которое заполняется по окончании делопроизводственного года фактическими данными.
- Срок хранения и номер статьи по перечню — ссылка на соответствующий нормативный перечень (Типовой перечень, утв. Приказом Росархива № 236, или ведомственные акты).
- Примечание — отметки о переходящих делах, уничтожении или передаче в архив.
Заголовки систематизируются по значимости: сначала идут организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения), затем планово-отчетная документация, переписка и регистрационно-справочные массивы. Категорически запрещается объединять в одном деле документы постоянного и временного сроков хранения, даже если они касаются одного вопроса. Это является грубым нарушением архивных правил и ведет к административной ответственности по ст. 13.25 КоАП РФ.
Порядок разработки и утверждения на 2026 год
Процесс создания номенклатуры дел на предстоящий год является циклическим и должен быть завершен не позднее IV квартала текущего года. В 2026 году акцент смещается в сторону цифровой индексации, что облегчает интеграцию номенклатуры в системы электронного документооборота (СЭД), однако бумажный эталонный экземпляр по-прежнему остается обязательным.
Процесс включает несколько этапов:
- Анализ документации: Изучение состава, содержания и объемов всех категорий документов, образующихся в деятельности фирмы за последние 3 года.
- Сбор предложений: Руководители структурных подразделений обязаны предоставить готовые проекты своих разделов ответственному за делопроизводство.
- Унификация: Секретарь или начальник канцелярии формирует сводную форму, исключая дублирование заголовков и корректируя индексы.
- Экспертиза ценности: Согласование сроков хранения с Экспертной комиссией (ЭК) организации, а при наличии особо ценных документов — с архивным учреждением (ЭПК Росархива).
- Утверждение: Документ визируется руководителем службы ДОУ и утверждается приказом первого лица не позднее 25–28 декабря года, предшествующего году введения в действие.
Номенклатура вводится в действие с 1 января следующего календарного года и действует в течение всего периода до полного исполнения заголовков. Пересмотр возможен раз в 5 лет, но при серьезной реорганизации структуры, изменении функций или ликвидации направлений деятельности переработка документа инициируется немедленно.