Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Это базовый учетный документ, отражающий состав документального фонда и закрепляющий классификацию документов по группам.
Назначение и правовая основа
На 2026 год в Российской Федерации номенклатура дел остается обязательным инструментом для любой организации, независимо от формы собственности. Ее отсутствие при проверке Федеральной налоговой службы или Государственной инспекции труда квалифицируется как грубое нарушение правил хранения документов, что влечет административную ответственность по ст. 15.11 КоАП РФ. Разработка регламентируется «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ» (Приказ Минкультуры № 526 от 31.03.2015 с актуальными изменениями на 2026 год) и ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Виды номенклатуры дел
В делопроизводстве выделяют три основных типа, различающихся по уровню охвата документооборота:
- Типовая номенклатура дел. Устанавливает состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности. Носит нормативный характер и обязательна к применению (например, разработанная для федеральных органов исполнительной власти).
- Примерная номенклатура дел. Носит рекомендательный характер. Определяет примерный состав дел и индексы, но требует адаптации и уточнения под конкретную структуру компании.
- Индивидуальная (конкретная) номенклатура дел. Разрабатывается для каждой конкретной организации на основе типовой или примерной, но с полным отражением уникальной структуры штатного расписания и специфики бизнес-процессов. Именно она утверждается руководителем и применяется в оперативной работе.
Структура и форма документа
Индивидуальная номенклатура дел на 2026 год состоит из разделов, названиями которых служат наименования структурных подразделений (например, «Канцелярия», «Отдел кадров», «Бухгалтерия»). Первым разделом всегда располагается служба документационного обеспечения управления (ДОУ) или секретариат. Если в организации нет структурного деления, основой для классификации становятся направления деятельности (например, «Организационно-распорядительная деятельность», «Финансовое обеспечение»).
Документ оформляется в виде таблицы, графы которой должны строго соответствовать установленному шаблону. Не допускается исключение столбцов или изменение их последовательности.
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Кол-во единиц хранения (томов, частей) | Срок хранения и номер статьи по Перечню | Примечание |
|---|---|---|---|---|
| 05-14 | Личные карточки работников (ф. Т-2) | 1 | 50 лет (ст. 336 Перечня 2019 г.) | Хранятся в кадровом отделе |
| 03-07 | Авансовые отчеты с приложением первичных документов | 3 | 5 лет (ст. 281 Перечня 2019 г.) | При условии проверки налогового органа |
| 01-02 | Приказы по основной деятельности | 2 | Постоянно (ст. 19 Перечня 2019 г.) | Документы до 2015 года могут иметь пометку «до минования надобности» |
Алгоритм разработки на 2026 год
Ключевое изменение в методике составления — полный переход на «Перечень типовых управленческих архивных документов», утв. Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019. Действие старого Перечня Минкультуры (2010 г.) окончательно прекращено, и при определении сроков хранения запрещено ссылаться на утратившие силу нормативные акты.
Процесс создания номенклатуры включает следующие этапы:
- Анализ документального фонда. Изучение устава, штатного расписания, положений о подразделениях и всей номенклатуры фактически образующихся документов за предыдущий календарный год.
- Составление иерархии разделов. Присвоение структурным подразделениям цифровых индексов (канцелярия — 01, отдел маркетинга — 04 и т.д.).
- Формулирование заголовков. Заголовок должен кратко и обобщенно отражать содержание документов. Не допускаются формулировки «Разная переписка» или «Общая папка».
- Установление сроков хранения. Сверка каждого заголовка с актуальным Перечнем 2019 года, ведомственными перечнями и указаниями Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016.
- Экспертиза ценности. Согласование проекта с экспертной комиссией (ЭК) организации и экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, источником комплектования которого является организация.
- Утверждение и внедрение. Подписание руководителем службы ДОУ, утверждение у генерального директора приказом. Вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Ответственность и санкции
Архивное законодательство РФ в 2026 году ужесточает требования к оперативному хранению. Номенклатура дел не просто справочник, а документ строгой отчетности. После завершения календарного года в конце номенклатуры составляется итоговая запись о количестве фактически заведенных дел, которая заверяется подписью руководителя архива или службы ДОУ. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения без наличия утвержденной номенклатуры и акта о выделении к уничтожению трактуется как незаконное. Штраф для юридических лиц за нарушение правил хранения архивных документов достигает 10 000 рублей (ст. 13.25 КоАП РФ), а для должностных лиц — до 5 000 рублей. Помимо административной ответственности, отсутствие систематизации грозит риском невосстановимой утраты кадровых приказов и бухгалтерской первички при конфликтных ситуациях с сотрудниками или контрагентами в суде.